Замена фискального накопителя в онлайн-кассах: сроки и порядок действий
Замена фискального накопителя в кассе — обязательная процедура, установленная законом РФ.
Фискальный накопитель (ФН) — главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике, отвечающее за сохранность всех кассовых чеков и шифрующее сохранённые данные для проверки. Обеспечивает взаимодействие предприятия с налоговой службой в режиме онлайн.
Рекомендуемые товары
Согласно закону ФЗ-54 о применении контрольно-кассовой техники при наличных и безналичных расчетах от 22.05.2003, все субъекты, осуществляющие предпринимательскую деятельность, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем и самостоятельно отвечать за его замену согласно статье 5 п.2. Использование кассы возможно только с действующим накопителем.
Порядок, причины и сроки обновления ФН
Фискальные накопители кассового оборудования подлежат периодическому обновлению по следующим причинам:
- Истечение срока действия это самая распространенная причина для снятия старого и установки нового накопителя. Устройства выпускаются со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Согласно ФЗ-54, аппараты, рассчитанные на 3 года обязательны для ИП и юридических лиц со специальными режимами налогообложения, в сфере услуг, например, упрощенная система, патент, ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог).
За несколько дней перед завершением срока действия модуля устанавливается новый фискальный накопитель. Отсчет контрольного срока начинается с даты фискализации накопителя. Дата установки фиксируется в рабочем календаре. При отсутствии точной информации можно использовать данные настроек кассового аппарата или личного кабинета портала ОФД (оператор фискальных данных).
- Одна из функций онлайн-касс - это оповещение о приближающемся сроке замены ФН. Генерация уведомлений начинается на последнем месяце работы аппарата. Следует заранее приобрести нужную модель у поставщиков, рассчитать оптимальные сроки, обновить устройство до отключения старого фискального накопителя.
- Заполнение встроенной памяти. При переполнении памяти фискальный накопитель уведомляет об этом и указывает количество заполненной памяти в процентном соотношении. В среднем аппарат на 15 месяцев рассчитан на обработку 450 чеков в день.
- Смена собственника. При передаче ККТ другому владельцу заменяется фискальный накопитель. Процедуру обновления необходимо провести, т.к. в ОФД хранятся данные о прежнем пользователе. В устанавливаемом фискальном накопителе заносятся данные о новом владельце кассового оборудования. При передаче устройства между головным и обособленным подразделением замена не требуется, если основной офис и филиалы имеют идентичные ИНН.
- Неправильно заполненные реквизиты при регистрации. При регистрации кассы заполняются данные о регистрационном номере оборудования. Обратите внимание, что изменить информацию после сохранения невозможно. В случае ошибки придется покупать новый фискальный накопитель и проходить процедуру регистрации повторно.
- Блокировка накопителя. Блокировка возникает в случае, если чеки не уходили в ОФД более 30 дней. Для избежания таких ситуаций устанавливается таймер. Также накопитель блокируется, если смена не была закрыта на кассе более суток. Сбой может возникнуть из-за неправильно установленного времени на кассе.
- Неисправности электронных модулей. Фискальный накопитель надежное оборудование с несколькими степенями защиты. Поломки случаются редко, обычно из-за неправильного обращения с кассовой техникой или воздействия агрессивных сред. При использовании неисправного ФН ИФНС накладывает штрафные санкции. Необходимо производить своевременную замену неработающих модулей.
Порядок замены фискального накопителя
Замену накопителей осуществляют сотрудники сервис-центра (ЦТО - центр технического обслуживания), ответственные за кассовое оборудование. Также возможно проведение самостоятельной замены, в соответствии с рекомендациями производителя.
Закрытие архива ФН
Перед процедурой по смене модуля необходимо завершить текущую смену, после чего закрыть архив, снимаемый ФН. Одновременно в автоматическом режиме формируется отчет о закрытии этого СКЗИ (средства контроля защищенности информации). Подключенный к интернету кассовый терминал передает пакет информации о проведенных процедурах в ОФД. После этого необходимо проверить статус «Количество непереданных ФД» записи должны отсутствовать.
Порядок действий:
- Открытие программы регистрации ККМ.
- Выбор пункта «Закрыть архив» (Предварительно убедитесь, что на кассовом терминале установлено правильное время. При обнаружении различий запускается процесс «Синхронизировать с компьютером».)
- Выбрать пункт «Далее», подтверждение закрытия архива командой «Выполнить».
Документы с фискальным признаком автоматически формируются. Сформированный пакет полностью загружается на сервер ОФД.
Обратите внимание, что в ОФД передаются все сформированные квитанции. Иначе при закрытии архива появляются сообщения об ошибках, и операция отменяется. Если терминал не получит ответ от ОФД-сервера, также произойдет отмена. Установка новых СКЗИ осуществляется после передачи в ОФД отчетов по закрытым архивам.
Физическая замена ФН
Последовательность процедур зависит от модели кассового терминала, выполняется в несколько действий:
- Отключение от сети;
- Открытие крышки принтера;
- Снятие чековой ленты;
- Открытие отсека для ФН (находится у задней стенки принтера);
- Отключение, извлечение старого накопителя;
- Установка нового СКЗИ;
- Закрытие отсека;
- Установка чековой ленты;
- Закрытие крышки принтера.
После этого кассовый терминал необходимо включить и загрузить. После извлечения старые модули хранятся 5 лет согласно п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ.
После установки нового модуля владельцы активируют фискальный накопитель и проходят перерегистрацию терминала на сайте ФНС.
Активация нового ФН
После запуска программы регистрации выбирается пункт «Перерегистрация». Время кассы должно быть синхронизировано со временем на ПК. Для печати сообщения о внесении даты нажмите кнопку «Далее».
Необходимо указать причину перерегистрации аппарата. Для этого выбирается пункт «Замена ФН», нажимается кнопка «Далее». Проверяется достоверность внесенной информации о кассе, при необходимости данные корректируются.
Для сохранения изменений выбирается кнопка «Далее», после формируется и печатается отчет о фискализации. При правильном проведении операции появляется сообщение, подтверждающее достоверность действий.
Перерегистрация в ФНС
Замена ФН оформляется во время личного посещения или дистанционно. Последний вариант более удобен, но необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.
Выполнение действий на сайте ФНС:
- Проведение авторизации в Личном Кабинете.
- Выбор пункта «ОПФ».
- «Выполнить вход с ключом ЭП (электронной подписи) или ЭЦП (электронной цифровой подписи».
- Выбор пункта «Выполнить проверку на соответствие условиям».
- После этого необходимо подтвердить запрос на проведение проверки в открывшейся форме и выбрать сертификат предприятия.
- После завершения проверки нужно снова войти в Личный Кабинет, выбрать раздел «Кассы», далее терминал, на котором заменили ФН, опцию «Перерегистрировать ККМ».
- В подменю выделяется основание для перерегистрации ОФД. После завершения процедур нажмите кнопку «Подписать и отправить». Запрос заверяет ЭЦП, специалисты ФНС проверяют электронный документ и подтверждают заявку. После окончания процесса статус около РН терминала меняется на «Касса перерегистрирована».
Изменения регистра ОФД
Как правило, информация о перерегистрации кассовых терминалов, аппаратов автоматически передается в ОФД. После поступления пакета проводится генерация нового номера ключа фискального признака. При отсутствии обновлений необходимо в Личном Кабинете сайта ОФД выполнить следующие процедуры:
- Перейти на вкладку «Кассы»;
- Выбрать нужный ККТ;
- Кликнуть на иконке файла рядом с РН.
После загрузки заполняется заявление, подготовленный файл отправляется по электронной почте в ОФД. В личном кабинете на сайте появляется информация о перерегистрации онлайн-оборудования. После актуализации данных терминал используется в обычном режиме.