Виды и критерии выбора онлайн-касс

Онлайн-касса – это новый вид кассовых аппаратов, который одновременно с выдачей чека покупателю отправляет данные в налоговую инспекцию по интернету.

Закон 54-ФЗ от июля 2016 года регламентирует применение контрольно-кассовой техники. Практически все компании и индивидуальные предприниматели, занимающиеся торговлей или оказанием услуг, обязаны использовать онлайн-кассу.

Виды онлайн-касс:

• Автономная касса
• POS-терминал
• Фискальный регистратор

Автономная касса – небольшой компьютер с собственным блоком питания, функционирующий независимо от других электронно-вычислительных устройств. Например, аппарат Атол является автономной кассой ЕГАИС. В случае отсутствия интернета онлайн-касса функционирует в автономном режиме, а потом передает все данные в налоговую службу при подключении к сети.

Особенности автономных кассовых аппаратов:

Универсальность– применяются для работы на стационарных торговых точках, курьерами при разъездной торговле.

Многофункциональность – прибор сочетает функции принтера чеков и фискального регистратора. Наличие портов обеспечивает подключение к компьютеру, сканеру штрих-кода, модулю для ЕГАИС.

Компактные размеры – устройство выбирают владельцы небольших павильонов.

Мобильность- аккумулятор большой ёмкости позволяет использовать автономную кассу в течение рабочего дня курьерами при разъездной торговле.

Простота в эксплуатации - устройства простые в управлении, имеют интуитивно понятный интерфейс.

POS-терминал — программно-техническое устройство для приема платежей по безналичному расчету с применением банковских карт - дебетовых, кредитных, с магнитной лентой, с чипом и т. д. Мы предлагаем POS-терминалы Yarus, IBM, Ingenico, Verifone.

Возможности кассового POS-терминала состоят в следующем:

1. Проведение безналичной оплаты за товар или услугу (эквайринг) с предварительной проверкой наличия денежных средств на счете держателя карты;
2. Направление средств на счет банка-эквайера;
3. Печать чеков;
4. Сохранение информации по продажам и другим операциям для последующего анализа;
5. Формирование отчета по безналичным операциям.

Фискальный регистратор - это вид контрольно-кассовой техники, подключаемой к торговому компьютеру с внешними портами USB или к планшету по Wi-Fi. Внешне выглядит как принтер печати чеков. Не имеет устройств ввода информации и экрана, не является самостоятельным прибором. Компьютер и программа для автоматизации торговли приобретаются отдельно. Интерфейс, алгоритм работы при внесении товаров в базу, оформление сделки, учет остатков и другие действия контролирует компьютер. Регистратор предназначен для печати чеков и отправки данных в ФНС.

Как выбрать онлайн-кассу

Выбор вида онлайн кассы зависит от следующих параметров:

1. Скорость работы

   Дешёвые модели медленно печатают чеки, не имеют отрезчика. При больших оборотах торговли лучше приобрести дорогое оборудование с отрезчиком. Медленнее всего работает автономная онлайн-касса из-за небольшой ёмкости батарей и слабого принтера.

   

   Т.к. в супермаркетах и магазинах скорость обслуживания – важный параметр, то лучше использовать собственный кассовый компьютер с подключенным фискальным регистратором, обеспечивающим максимальную скорость печати. К компьютеру подключается дисплей покупателя, монитор продавца, весы, сканер штрих кодов, эквайринг для приема к оплате платежных карт в качестве оплаты товара.

2. Мобильность

   Мобильная онлайн-касса пользуется спросом при выездной торговле, например, в курьерских службах. Wi-Fi и Bluetooth обеспечивают пользователю возможность работать на большом расстоянии от роутера (Wi-Fi - несколько десятков метров, Bluetooth – до 10 метров). Автономные онлайн-кассы с каналом GPRS, 2G или 3G оптимально подходят при курьерской доставке товаров.

3. Количество товаров в памяти

   Количество товаров, занесенных в память, зависит от модели и вида онлайн-кассы.

   Например, автономные кассы сохраняют от 500 до 5000 наименований товаров в зависимости от модели. Аппараты подходят для использования при выездной торговле или небольшом количестве товаров.

   POS-терминалы с объемом памяти от 5-6 Гб подходят для полноценной работы небольших магазинов, ресторанов, бутиков или туристических агентств.

   

   У фискальных регистраторов отсутствует собственный блок хранения данных, но их подключают к компьютерам или серверам, имеющим практически неограниченный объем памяти. Востребованы в супермаркетах и крупных магазинах.

4. Дисплей и способ управления

   1. Автономные онлайн-кассы имеют небольшую кнопочную панель и маленький экран, с которого сложно читать. Но при небольшом количестве товаров и при выездной торговле данный аппарат вполне подходит для работы.
   2. Сенсорный экран удобен при торговле фасованным товаром в упаковке, чтобы не было загрязнения экрана, и в отапливаемом помещении.
   3. Максимальное удобство обеспечивают сканер штрих-кодов, полноразмерная компьютерная клавиатура и экран монитора. Такие параметры имеют некоторые POS-терминалы и стационарные кассовые компьютеры.

5. Учет ЕГАИС

   Такая опция для онлайн-касс требуется для организаций, торгующих алкоголем или древесиной. Поддерживается практически всеми POS-терминалами, является обязательным условием работы стационарных кассовых компьютеров.

Преимущества онлайн-кассы

• Прямая передача данных о чеках выгодна Федеральной налоговой службе (ФНС) и добросовестному бизнесмену.
• Сокращение бумажной отчётности и налоговых проверок. Налоговым органам проще отслеживать правильность уплаты налогов, т.к. данные передаются напрямую, их невозможно подделать.
• Возможность контролировать продажи и сотрудников.
• Отсутствует необходимость посещения налоговой, для этого достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru.

Какую онлайн-кассу купить

Выбор онлайн-кассы зависит от размеров вашего бизнеса и сферы деятельности.

Владельцам крупного и среднего бизнеса следует сразу приобрести POS-систему- мощный компьютер с большим количеством разъемов, фискальный регистратор с высокой скоростью печати и банковский терминал для проведения безналичных расчетов. Не следует экономить на автоматизации расчетных операций - большие очереди отпугнут покупателей, из-за чего сократится объем продаж и уменьшится прибыль.

Для малого бизнеса подойдет обычный смарт-терминал или простая онлайн-касса, поддерживающая большое количество номенклатуры. Следует обратить внимание на удобное внесение позиций товара, редактирование цен, аналитику и отчетность, а также бесплатное программное обеспечение. Иначе придется оплачивать ПО на кассе. Важный момент – это возможность подключения к товароучетным программам при необходимости и возможность работы с ЕГАИС, т.к. многие маленькие магазины продают алкогольную продукцию.

Для малого бизнеса предприятий общепита подойдут смарт-терминалы с широким экраном, например, Эвотор ST721, Эвотор ФН, Эвотор стандарт ФН. Здесь важен удобный интерфейс и простота эксплуатации, наличие кнопок быстрого доступа к товарным позициям. Также важна возможность реализации алкогольной продукции.

Для курьеров, служб доставки, таксистов предпринимателям следует приобрести мобильные онлайн-кассы со встроенным терминалом безналичной оплаты или купить отдельно мобильный банковский терминал. При этом заряда аккумулятора должно хватать на полноценный рабочий день, интернет работал независимо от местонахождения курьера.

Каждый предприниматель в зависимости от вида торговли, особенностей ассортимента и количества покупателей может выбрать для себя нужную кассу, соответствующую нормам ФЗ-54.