Онлайн-касса, какую онлайн кассу выбрать

Онлайн кассы что это такое?

Онлайн-касса - устройство для фиксации денежных расчётов между покупателем и продавцом, печатающее для покупателя бумажный или электронный чек и отсылающее данные о совершенной продаже в ФНС (федеральную налоговую службу) по сети Интернет. Внешне аппарат не имеет отличий от кассы «старого» образца. Главная отличительная особенность — наличие Интернет-соединения и функция пересылки информации о совершенных операциях в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) — коммерческой организации с кадровым составом, программным обеспечением и оборудованием для передачи данных в электронном виде и их дальнейшего хранения на облачном сервере. В режиме реального времени ОФД накапливает данные по финансовым операциям, обрабатывает их и передаёт в налоговый орган. Работает только при наличии лицензии ФСБ на проведение деятельности с шифровальными средствами.

Работа онлайн-кассы заключается в проведении продажи ККМ (контрольно-кассовой машины) и передачи в ОФД запроса оператору фискальных данных. Оператор принимает запрос и формирует фискальный чек, который направляют продавцу. Без выполнения этого условия сделка не состоится.

Информация о всех совершенных операциях по купле-продаже собирается в ОФД и передается в ФНС в конце рабочего дня. Данные сохраняются на облачном сервере и в фискальном накопителе, встроенном в онлайн кассу. По желанию покупателя чек в электронном виде направляется на почтовый ящик или мобильный номер.

Для работы ОФД существуют определенные требования. Оператор фискальных данных в режиме реального времени обрабатывает фискальные данные, формирует и проверяет фискальный признак, а также хранит данные в фискальном накопителе.

Фискальный накопитель шифрует и защищает фискальные данные (расчеты, осуществляемые контрольно-кассовым устройством).

Основная задачей фискального накопителя - запись и хранение фискальных данных без применения коррекции. Устройство обеспечивает сверку фискальных документов, подтверждающих отправку фискальных данных оператору, и гарантирует секретность передаваемой информации.

Онлайн-кассы имеют свои положительные и отрицательные стороны для бизнеса.

Преимущества

• Уменьшение количества налоговых проверок. Если компания передает в налоговые органы свои данные, которые не вызывают сомнений и вопросов, то налоговые проверки ей не грозят. Сотрудники коммерческой компании сэкономят время на посещение контролирующих структур.
• Контроль ежедневных поступлений в режиме онлайн. Отпадает необходимость вести кассовый журнал, сокращается количество бумажной отчетности.
• Уменьшение расходов на содержание касс. Использование в машинах недорогого материала и комплектующих сокращает расходы по эксплуатации и обслуживанию.
• Упрощение процесса регистрации касс. Постановка аппарата на учет происходит без посещения налоговой инспекции. Онлайн-касса регистрируется за 10-15 минут через Интернет на портале ФНС.
• Осуществление контроля по проведению торговых операций внутри компании (просмотр внутреннего аудита).
• Отправка фискальных чеков клиенту в электронном виде снижает расходы на покупку кассовой ленты.

Недостатки

• Дополнительные расходы на приобретение нового устройства или модернизацию имеющегося.
• Дополнительные расходы на обучение персонала по использованию нового аппарата.
• Возникновение технических сбоев в работе оборудования. В фискальные службы попадают некорректные данные. Ответственность несет владелец бизнеса.
• Невозможность совершения продаж при сбое в интернете, из-за чего возникают потери прибыли.

Требования к онлайн кассам

• Заводской номер на корпусе.
• Печатающее устройство (внешнее или встроенное).
• Встроенные часы с точным временем.
• Установка в устройство фискального накопителя.
• Интеграция с накопителем: фиксация данных о совершенных продажах в режиме онлайн.
• Создание первичных документов в электронном виде и направление информации оператору фискальных данных (ОФД).
• Принятие ответа от ОФД или данных о его отсутствии.
• Печать на бумажном чеке двухмерного штрихкода размером 2х2 см.
• При наличии кассы приобретать новый аппарат нет необходимости. Нужно уточнить у фирмы-изготовителя о возможности приведения уже имеющегося оборудования с учетом новых законодательных требований.

Согласно действующему закону об использовании контрольно-кассовой техники все юридические лица и предприниматели приобретают контрольно-кассовый аппарат при реализации продукции, оказания услуг или выполнении работ за наличный расчет или безналичную оплату.

Законодательство предусмотрело ряд исключений по использованию онлайн-касс:

• Организации и предприниматели, осуществляющие отдельные виды деятельности (например, изготовление ключей, ремонт часов, обуви, сумок и т.д.).
• Киоски по продаже газет, журналов, напитки на розлив, продажа мороженого, рынки, ярмарки, продажа фруктов и овощей (бахчевые развалы).
• Организации и предприниматели, расположенные в труднодоступной местности (в обязательном порядке местность утверждена на региональном уровне).
• Аптеки, расположенные в сельской местности (фельдшерские пункты). Использование кассового аппарата остальными организациями и предпринимателями обязательно независимо от формы регистрации бизнеса.

Какую онлайн кассу выбрать для магазина

Приобретать онлайн кассы также обязаны и маленькие магазины. К ним относятся объекты розничной торговли, общая торговая площадь которых составляет от 30 до 200 м2. Обычно они находятся рядом с остановками, на рынках, недалеко от промышленных и бизнес объектов.

Для небольших магазинов подойдут бюджетные модели автономных ККТ, такие как АТОЛ 11Ф, ШТРИХ-ON-LINE, Эвотор ФН, Меркурий и другие модели.

АТОЛ 11Ф - аппарат простой и не дорогой в обслуживании, обязательна замена фискального накопителя.

ШТРИХ-ON-LINE - имеет фискальный накопитель, содержащий электронный журнал.

Эвотор ФН - компактная онлайн касса со встроенным принтером чеков.

Меркурий - контрольно-кассовая машина отличается компактными размерами, предназначен для хранения государственных данных в гос. накопителе.

При этом необходимо учитывать особенности онлайн касс:

• Функциональные возможности ККМ (наличие встроенного фискального накопителя).
• Презентабельный внешний вид оборудования (важный элемент для бутиков, брендовых магазинов).
• Защита устройства от негативных воздействий окружающей среды (важно для продуктовых, мясных, овощных, рыбных торговых точек).
• Программное обеспечение (поддержка кассовым аппаратом торговой программы учета).
• Подключение внешнего оборудования. Для создания кассового узла важно подключение сканера, принтера, весов, денежного ящика, монитора и другой дополнительной техники.

Онлайн касса для интернет-магазина

Интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассу при проведении предпринимательской деятельности в сети интернет. К ним относятся интернет-магазины по продаже товаров (одежда, товары для отдыха, канцтовары и т. д.), сервисы по созданию сайтов, продажа дисков и т.д. В момент оплаты клиенту выдается бумажный или электронный чек. Для выдачи электронного чека у покупателя необходимо взять электронный адрес или номер телефона. Копии электронных чеков пересылают в ФНС через оператора фискальных данных.

Выдача чека должна быть произведена не позже чем через 5 минут после оплаты заказа, даже если клиент приобрел товар в выходные или праздничные дни.

Чек выдается независимо от формы расчета (наличные, банковские карты, электронные деньги — Webmoney, Яндекс.Деньги, PayPal и другие виды платежных систем).

Прием электронных платежей осуществляется в автоматическом режиме, формирует электронные чеки и отправляют их покупателю через SMS-сообщение или на e-mail. Бумажный чек в таком случае не нужен.

Такой вариант не требует найма дополнительных сотрудников. ККТ сам отправляет чеки, даже при оплате товара в выходной день.

Новая редакция Федерального закона 54-ФЗ регулирует проведение расчетов магазинов с покупателями. Любые виды розничных продаж и оказания услуг (традиционные магазины, интернет-магазины, сферы услуг (парикмахерские, химчистки, прачечные и т.д) обязаны с 1 июля 2017 года работать с онлайн-кассами, приспособленными к передаче платежных данных с кассового чека (цена товара, время совершения сделки, номер ККТ) через оператора фискальных данных в Налоговую службу в режиме онлайн.