Правила проведения инвентаризации в розничном магазине: порядок, виды, документальное оформление

Инвентаризация товарно-материальных ценностей предназначена для проведения сверки фактического наличия ТМЦ с данными, указанными в учетных документах. Для облегчения процесса проверки используются инвентаризационные этикетки, которые позволяют сделать учет имущества автоматическим.

В каких случаях проводится инвентаризация:

Обязательная инвентаризация проводится в случаях, установленных нормативными правовыми актами всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы и налоговых режимов:
Продажа или передача магазина в аренду третьему лицу. Цель ревизии – предоставить отчет новому владельцу о совпадении фактического наличия ТМЦ с заявленными в документах;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
При смене материально ответственных лиц (относительно имущества, хранящегося у материально ответственного лица). К данной категории относятся сотрудники, подписавшие договор о полной или частичной материальной ответственности - кладовщики, продавцы, административный персонал: директор, главный бухгалтер и т.д.
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, когда необходимо зафиксировать наименование и количество похищенного (испорченного) имущества;
При возникновении стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
При ликвидации или реорганизации.

Этикетки для инвентаризации, с ручной номерацией

Этикетки для инвентаризации, на втулке и в рулоне

Виды инвентаризации:

Существует два вида инвентаризации - ревизия основных средств и проверка товарных запасов.
Основные средства - оборудование розничного магазина. Сюда относится контрольно-кассовая техника, торговое оборудование (холодильники, витрины, полки, стеллажи, весы, сканеры штрих-кода), спецодежда сотрудников, оборудование для помещения: система видеонаблюдения, сигнализации пожарные и охранные, тревожная кнопка и т.д.
Процесс проведения инвентаризации основных средств заключается в следующем: составляется сальдовая ведомость с перечислением всех товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе. Документ оформляют в виде таблицы, в которой указывается наименование ТМЦ, инвентарный и заводской номер, фамилия ответственного лица и процента износа единицы оборудования. Далее составляется список лиц, которые отвечают за содержание оборудования. На ТМЦ крепится бирка с указанием инвентарного номера и фамилии ответственного.
Перед началом проведения инвентаризации ответственных лиц предупреждают уведомлением под личную подпись. К назначенной дате они готовят оборудование к проверке. Ревизия основных средств проводится не реже одного раза в год.
Товарные запасы - продукция, предназначенная для продажи в магазинах. Установка конкретных сроков проверок зависит от решения конкретного руководителя. По закону проводится не реже одного раза в год, перед сдачей бухгалтерской отчетности в Федеральную налоговую службу.

Кто должен проводить инвентаризацию:

Инвентаризацию проводит специально созданная для этих целей комиссия, которая должна состоять из 2 или более человек. Материально ответственных лиц запрещено включать в комиссию, т.к. продавец или бухгалтер, замеченный в хищении товара или других нарушениях, может воспользоваться ситуацией, чтобы замести следы преступления.
При этом присутствие материально ответственного лица при проведении проверки обязательно, чтобы пояснить расхождения или рассказать, что и где хранится на складе.
Руководитель организации оформляет создание комиссии приказом, который имеет строго установленную законодательством форму - ИНВ 22 “Приказ о проведении инвентаризации”.
Основной вопрос, который встает перед предпринимателем при проведении ревизии: сделать проверку собственными силами или обратиться в специализированную организацию. Оба подхода имеют свои достоинства и недостатки.

Самостоятельное проведение инвентаризации.

Преимущества:

Экономия денежных средств. Занимающиеся ревизиями и проверками компании берут вознаграждение, размер которого зависит от количества товарных позиций и имущества, находящегося на балансе магазина.
Сотрудники хорошо знают товар, его месторасположение на полках и другие моменты, за счет чего проверка будет проведена значительно быстрее стороннего ревизора.
Возможность выбрать удобное время для проверки. Ее можно проводить вечером или ночью, после закрытия магазина, что позволяет избежать убытков. Сторонние комиссии работают в дневное время, поэтому торговую точку придется на какое-то время закрыть.

Недостатки:

Сотрудники магазина могут быть заинтересованы в результатах проверки.
Персонал относится к инвентаризации, как к простой формальности. Бывают случаи, когда не проводятся никакие подсчеты, но ведомости при этом подписываются.
Отсутствие квалификации у сотрудников. Для проведения ревизии требуются знания и специальное оборудование, что у рядового продавца обычно отсутствует.
Проведение инвентаризации сторонней компанией.

Проведение инвентаризации сторонней компанией

Преимущества:

Точность результатов проверки. Максимально объективное проведение пересчета, т.к. комиссия никому не подчиняется.
Высокая скорость работы сотрудников таких компаний и наличие специального оборудования: торговые планшеты, терминалы сбора данныхи т.д.
Полное документальное сопровождение и грамотное оформление.

Недостатки:

Высокая стоимость услуг.
Необходимость закрывать магазин, что принесет убытки. Есть возможность заказать ночную проверку, но это будет стоить в два раза дороже.
Возникновение сложностей у сотрудников компании при проведении инвентаризации в магазинах, занимающихся продажей сложного торгового оборудования или техники. В данной ситуации проверка займет больше времени и будет стоить дороже.

Оптимальный вариант проведения самостоятельной инвентаризации - применение специального оборудования вместе со специальным программным обеспечением - товароучетными программами. У персонала отсутствует необходимость пересчитывать вручную. Сотрудник осуществляет считывание штрих-кодов с помощью сканера или терминала сбора данных, при этом система самостоятельно считает количество товара. В зависимости от программы, возможно формирование отчетных документов. Например, товароучетная система 1С облегчит процесс проведения инвентаризации.

При отсутствии программного обеспечения и торговой техники считать придется вручную. Такой метод проверки подойдет для небольших торговых точек с небольшой товарной номенклатурой.

Оформляемые при проведении инвентаризации

Не стоит проводить инвентаризацию в ночное время. Внимание сотрудников ночью снижается, из-за чего могут возникнуть ошибки в подсчетах.

Сквозную проверку проводить не следует. Лучше разбить товары на категории и работать в отдельности с каждой из них.

При большом объеме работы разделить инвентаризацию на несколько этапов и провести проверку в течение нескольких дней.

Документы, оформляемые при проведении инвентаризации

Правильное оформление проверки очень важно, т.к. документы может потребовать налоговая инспекция. Поэтому следует применять программы складского учета, в которых формирование документов осуществляется автоматически в установленной законом форме.

Перечень документов, оформляемых при проведении инвентаризации:

Приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ 22;
Инвентаризационная опись по форме ИНВ 3 для записи данных о фактическом наличии товаров;

Сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ для фиксации расхождение между фактическим наличием ТМЦ и указанным в документах. Форма документа - ИНВ 19;
Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ 6, перевозимые товары тоже подлежат учету;
Опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма документа - ИНВ 5) - составляется в случае хранения на вашем складе товарно-материальных ценностей третьих лиц;
Акт о списании товаров по форме ТОРГ 16;
Ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ 26.

После проведения инвентаризации обрабатываются результаты проверки. При выявлении недостачи она оформляется актом, к которому прикладывается объяснительная записка ответственного лица. При отсутствии нарушений документы подписываются руководителем и отправляются в архив.

Правильно проведенная инвентаризация способствует выработке дисциплины и ответственности на предприятии, развитию навыков сегментной проверки, повышению качества ведения внутренней документации.